如何在多可文档管理软件中管理部门(工作组)
可点击导航条【组管理】里的“组成员管理”进入：
系统管理员还可点击导航条【系统管理】下的“组成员权限”进入该页；
1.1 新建工作组
建立工作组是为了能将文档进行分组管理，更有效地利用文档资源。建立工作组以后可以将用户加入到工作组，并且为用户设置权限，用户只有在工作组里面并且拥有该工作组的相应权限，才能对属于该工作组的成员（用户、文件夹、文件）进行相应的操作（共享的文件夹和文件除外）。
点击“新建组”后，输入新工作组名字，点击“新建”即可。其中“新工作组描述”用户可以添加对该工作组的说明等内容；“模板组ID”是指在建立该组的时候按照模板组的目录结构建立目录，如果不输入此ID，则不会建立目录。
1.2 工作组排序
工作组默认排序规则是建立组的时间先后顺序。每个组的默认序号为9999。
点击组名或公司名，再点击菜单中“组排序”，就能进入“组排序”页，可修改文件夹序号。序号按照由小到大输入，输入完毕后按“应用”键，返回文档管理区后，文件夹就会按照新设置的序号进行排列。
1.3 组的重命名
点击某个组，再点击菜单中“组重命名”，即可在弹出的页面中修改组名，如下图：
1.4 移动组
移动组功能可将已有组移动到其他组下，变为其他组的子组；也可移动到其他组之上，变为父组。
移动组的操作方法是：
点击某个组，再点击菜单中“移动组”，会弹出选择目标工作组窗口，在窗口中选择目标组（该组将是当前组的父组），然后按“确定”键。
1.5 删除组
删除组功能会删除当前选择组及其下面的子组。删除组时，如果组下有文件夹和文档存在，则无法删除组。必须先将组下所有的文档删除后才能删除组。
1.6 批量删除组
点击菜单中“批量删除组”，会出现组列表，勾选要删除的组，然后点击“删除选中的组”即可。
批量删除组和单个删除组一样，都要求删除组时，组下不能有文件夹或文档存在。如果组下有文件夹或文档，在批量删除的组列表中，该组的勾选框为灰色、无法勾选。只有当先删除了组下所有文档后，批量删除的组列表里才能勾选该组。
1.7 组详细管理
选择某个工作组，右键点击该组，在弹出的菜单中选择“组详细管理”就可以进入到组详细管理界面。此处的组详细管理同时和个人管理里的组详细管理一样，所以系统管理员或组管理员也可从“工作中心”→“个人常用管理”→“我管理的组”进入。
在这里可以查看工作组的基本信息，包括组编号，名称，描述，分配的空间，已用的空间，文档数量等等。还可以对工作组进行几乎所有操作。
- 组成员授权：会弹出“新增授权”页，可在此页设置本组的用户和给其授权。
- 查看组成员权限：会弹出查看权限页，能查看本组已经授权的用户列表，并可修改和删除组成员的权限。
- 查看文件夹权限：会列出当前组下做过文件夹授权的列表，并可查询某个用户的文件夹权限。
- 修改组名称或组描述：可修改组名称和组的描述。
- 文件空间分配：可设置当前组的空间大小，默认是不做限制。此处也能显示组当前已占用硬盘空间大小。
- 查看日志：可查看和查询本组的操作日志
- 文件历史版本保留数量：可设置文件历史版本的保留数量。默认是全保留。
- 查看映射文件：此处列出了本组所有的映射文件。
- 查看最新/最热文档：可列出本组最新上传和使用最多的文档。
- 统计组文档：可显示本组文档总数和占用的空间。
- 删除此组全部文档：可一键永久删除本组的全部文件夹及其文档，并无法撤回。请谨慎操作。
- 清空回收站：可清空已删除到回收站的文件。清空操作不可撤回，请谨慎操作。
- 删除此组：如果本组下当前无文档，点击本健可快速删除本组。删除操作无法撤回，请谨慎操作。
- 查看文件关联：可列出本组的所有文件关联列表，并能删除关联。
- 在文档管理中显示此组/隐藏：此处是个隐藏/显示本组的开关键。
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- 当点击“隐藏”后，本组就不会出现在文档管理页里，任何用户都无法看到和使用本组；
- 当本组不再出现在文档管理页里后，可点击“显示”使其再次恢复显示。